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关于收集、移交2023年度档案材料的通知
作者:办公室 发布时间:2024-03-15 信息来源: 阅读次数: 【关闭】

各部门,各教学院部:

为加强我校档案管理工作的规范性,实现档案的集中统一管理,确保档案的安全与完整,根据档案法规的有关规定,综合档案室将从2024年4月下旬开始收集、接收学校各部门在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的各种档案材料。现将收集、移交档案材料的有关事项通知如下:

一、归档范围

根据《香港六宝典资料档案管理实施细则》、《香港六宝典资料各类档案归档范围及保管期限》等文件的有关规定,本次要求收集和移交的档案材料范围:一是各部门在2023年度产生的应由学校综合档案室保存的档案材料;二是各部门在2023年度以前产生的但还没有移交给档案室保管的各种档案材料。各部门须在近期内对这些文件、材料进行收集、整理,做好移交前的准备工作。

二、归档要求

根据《高等学校档案部门业务建设规范》的规定和我校的实际情况,对本次归档材料作如下要求:

1、各部门根据自己的工作职责,负责本部门归档材料的收集、整理和立卷工作。材料涉及多个部门的,由主办部门负责归档,相关部门协助提供材料。

2、归档材料的收集依据《香港六宝典资料各类档案归档范围及保管期限》进行,文书档案分类我校综合档案室是按“年度—保管期限—问题”分类方案进行整理分类,此种分类方案是先将归档文件按年度、问题分类,之后按保管期限分类,每个年度下问题分类为“永久、30年、10年”,每个保管期限有一个流水号。不符合档案载体归档要求的档案材料,必须按要求整改后方可移交。

3、归档材料的装订以件为单位进行,装订前每份文件内的稿本、文本必须进行有序排列,批复在前,请示在后;正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后。

4、应采用“三孔一线”或不锈钢钉书针进行装订,以防锈蚀损坏归档材料。装订时力求整齐、结实、美观。采用左侧装订的,应将文件左、下边对齐;采用左上角装订的,应将文件左、上边对齐。

5、归档材料必须完整、准确、系统,各部门要准备好自存和备用的档案材料。

6、各部门要加大对特色档案、声像档案、名人档案和历史档案的收集力度。

三、档案的移交

1、各部门收集、整理好档案材料后可联系学校综合档案室办理移交,交接双方要当面检查核实,并按归档要求进行验收。

2、档案材料移交时要按规定提供材料目录。因归档目录须在验收合格后方可编制,此项编目工作须在档案室进行,归档期间各部门应妥善安排好兼职档案员的工作,使其有充足时间办理档案交接相关手续。

3、归档部门移交档案材料时必须填写档案材料移交清单,并签字。

4、各部门档案材料移交时间:

(1)按年度归档的材料应在2024年6月底前归档;

(2)按教学年度归档的材料应在2024年12月底前归档;

(3)仪器设备档案应在设备验收完毕投入使用后两个月,引进设备为索赔期满后两个月归档;

(4)科研类、基建类档案应当在项目完成后两个月内归档;

(5)财会类档案由财务处整理归档。当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由计财处保管一年,期满后由计财处移交综合档案室统一保管。

四、各部门应归档的文件材料具体内容如下,其他需归档的材料详见《香港六宝典资料各类档案归档范围及保管期限》

(一)纪检监察室

1、纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计材料

2、纪委工作规章制度,纪委、监察会议记录

3、群众来信来访及处理意见

4、纪委、监察室立案调查、处理的材料

5、纪委监督学校招标、招聘、采购工作的相关材料

6、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

7、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

8、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(二)办公室

1、上级机关普发的重要文件,上级机关针对学校的指示、批复、通报、通知等,学校发文,上级机关来院调研、检查工作时形成的重要文件材料

2、校党委会议记录、会议纪要,党委工作计划、报告、总结,以党委名义召开的工作会议形成的材料,党委负责同志在学校重要活动上的讲话稿和参加上级召开会议的发言稿,党委中心组学习计划、总结

3、校长办公会议记录、会议纪要,学校工作计划、报告、总结,全校性工作会议、座谈会的材料,校领导在学校重要活动上的讲话稿和参加上级召开会议的发言稿,学校行政例会会议记录

4、办公室工作计划、报告、总结及重要统计材料,收发文登记表

5、开展重要活动形成的有保存价值的文字、声像等材料

6、本校大事记、校史工作材料

7、学校对外签订的合同、协议

8、车辆管理有关材料

9、启用印章的文件、印模及旧印章

10、档案工作相关材料(档案工作计划、报告、总结,检索目录,重要统计材料、档案移交清册等)

11、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

12、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料))

13、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(三)宣传统战部

1、上级关于宣传工作的文件、本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结

2、反映本校重大会议、重大活动的照片及文字说明

3、学校文明单位创建材料、文明校园创建材料及其他文明创建相关材料、双拥汇编材料

4、学校党委中心组学习汇编材料

5、教职工政治思想工作动态及调查材料

6、上级对出国(境)人员的有关文件材料,中外合作交流、

校际交流的协议、合同、纪要材料、备忘录等

7、学校外事工作相关材料、统战工作相关材料

8、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

9、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

10、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(四)组织人事处

1、本部门工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计资料

2、学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知

3、科级以上干部任免、调动、退休、享受待遇的决定、通知、批复

4、基层党组织改选报告、审批材料,党总支、党支部及支部委员名册

5、发展新党员、预备党员名册。党员和党组织情况统计年报表

6、党组织关系转入介绍信、转出介绍信存根

7、先进基层党组织、优秀共产党员和优秀党务工作者的名单及市级以上先进事迹材料

8、领导班子民主生活会材料

9、上级机关有关人事工作、离退休职工管理工作的文件

10、校内机构设置、变动文件材料

11、干部任免文件及名册

12、表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料

13、处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料

14、师资培养、管理工作计划、报告、总结,教师进修计划、

安排、总结

15、人事工作各类统计表、报表

16、教职工名册,离退休职工管理工作计划、报告、总结、重要统计

17、师生出国(境)考察、学习、交流的手续、总结报告及相关材料

18、工资调整材料、工资清册,教职工福利工作材料

19、临时聘用人员有关材料

20、上级关于统战工作的文件,本校统战工作的计划、报告、

总结及重要统计材料

21、本校各级人大代表、政协委员名单及审批材料

22、各民主党派成员和负责人名册及有关材料

23、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

24、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

25、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(五)教务处

1、本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料。教学管理制度、教学规划、教学改革、培养目标、实施计划、学制等方面的文件材料

2、高等学校教学改革与教学质量工程材料,专业与实验室建设材料

3、各专业教学计划、教学大纲、校历表、教学计划进程表、课表、典型教案

4、使用教材情况及统计资料,各类教学工作统计报表

5、新生录取名册、学生学籍表、学生成绩表、学生学籍异动表、在校学生名册、学生奖励及处分材料

6、教务处牵头的各类活动的相关材料

7、教学评估材料,教学检查、评比材料

8、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

9、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

10、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(六)学生工作处

1、本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料,学生管理工作规章制度、辅导员队伍建设有关材料

2、大学生心理健康、心理咨询等工作相关材料

3、开展重要活动形成的有保存价值的文字、声像等材料

4、勤工俭学、学生资助、奖学金、助学金评审等相关材料

5、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

7、学生国防教育、新生军训、大学生入伍等相关材料

8、本部门在新型冠状病毒肺炎疫情期间进行防疫抗疫工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

9、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(七)总务处

1、总务处工作计划、报告、总结、重要统计,规章制度、管理办法

2、本校基建档案材料

3、本校基建工程项目造价、报批、监管、施工、审计工作相关材料,房产管理、水电保障、维修改造工程等工作的相关材料,重要合同、协议书

4、防震、防汛、节约型校园建设和节能减排工作相关材料

5、校园基本建设、校园绿化养护、等相关材料

6、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

7、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

8、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(八)计划财务处

1、财务处工作计划、报告、总结、重要统计材料,财务工作制度、有关财务管理工作的规定和办法

2、会计报表、会计账簿、会计凭证

3、办公设备、办公用品、耗材等招标采购相关材料

4、基建工程招标、服务类采购、图书采购、教材采购等相关材料

5、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

6、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

7、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(九)招生就业处

1、本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料,规章制度、管理办法

2、招生计划、方案、章程,招生宣传工作材料

3、自主招生计划、方案、章程,宣传工作材料

4、毕业生就业工作方案及调配派遣材料

5、毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料

6、校企合作协议、委培、代培工作相关材料

7、大学生孵化基地相关材料

8、职教集团相关材料

9、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

10、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

11、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十)图书馆

1、本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料,图书工作规章制度、管理办法

2、本校图书工作概况、发展规划、统计年报等材料

3、本校图书工作与校外交流的有关材料

4、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

5、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

6、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十一)实验实训中心

1、本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料,编制发展规划,仪器设备管理的规章制度

2、学校国有资产管理办法、规章、制度等相关资材料,资产管理相关材料

3、固定资产台帐,资产管理相关材料

4、校实验实训室建设、管理、运行、维护、监管等相关材料,学生技能竞赛组织、管理、服务等相关材料

5、仪器设备购置计划、论证报告、准购批示、招标采购等相关材料

6、开箱记录、安装调试记录、移交双方签字文件、保修单、设备说明书及全套随机文件材料

7、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

8、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

9、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十二)信息技术中心

1、本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料,信息技术工作规章制度、管理办法

2、网络改造方案、多运营商学生宿舍宽带接入方案等相关材料

3、防火墙防病毒部署、校园网可视化控制管理、校园网多媒体接入等相关材料

4、信息工作概况、发展规划、统计年报等材料

5、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

6、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

7、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十三)继续教育学院

1、本部门工作计划、总结、报告、重要统计,规章制度、管理办法

2、成教各类招生计划、招生宣传、招生录取材料,教学管理相关材料,学生学籍、成绩材料、毕业相关材料

3、技能培训、鉴定相关材料

4、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

5、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

6、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十四)科研处

1、工作计划、总结、重要统计材料,本校科研工作规章制度、管理办法、工作规划等材料

2、科研课题相关材料,科研经费的申请、批复、使用情况的报告

3、科研项目获奖材料,科研成果汇编材料,学术活动材料

4、本校学报,其他高校交流的学报等材料

5、本校教职工主编或协编正式出版的专著,核心期刊上发表的论文,国家报纸理论版发表的文章,获奖论文和专著,出版专著、发表论文的年度目录

6、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

7、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

8、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十五)工会

1、工会规章制度

2、工会工作计划、报告、总结、重要统计材料,工会委员会会议记录、纪要

3、学校基层工会干部名册、会员名册

4、工会代表大会、教职工代表大会相关材料

5、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

6、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

7、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十六)安全保卫处

1、校安全保卫工作计划、总结、报告、重要统计材料,保卫工作规章制度

2、本校安全保卫、消防工作材料,社会治安综合治理材料

3、校园安全事件的调查、处理材料

4、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

5、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

6、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十七)质量管理处

1、学校年度质量报告,本部门工作计划、报告、总结、重要统计材料,教学督导工作管理办法,对各部门的年度考核材料

2、教学督导、评估工作材料

3、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

4、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

5、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十八)后勤服务中心

1、后勤工作计划、报告、总结、重要统计材料,规章制度、管理办法

2、学生宿舍、学生公寓管理材料

3、餐饮、食堂管理、物业管理等材料,后勤BOT项目资料

4、教职工健康、学生健康、公共卫生、传染病疫情等相关材料

5、各类重要合同、协议书

6、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

7、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

8、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(十九)团委

1、共青团工作的规章制度,团委工作计划、报告、总结、重要统计材料,团代会文件资料,团委会议记录,团委制发的文件

2、团组织、专职团干部统计年报

3、团委工作典型材料,表彰和奖励先进基层团组织、优秀团员的材料。处分团员的材料

4、团干部名单、团员名册,各团总支的有关材料

5、团委牵头进行的重大活动的有关材料、声像资料

6、本校学生组织参与的各种学会、社团相关材料,各类社团活动、社会实践材料

7、自办的学生工作刊物

8、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

9、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

10、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(二十)审计室

1、校审计室工作要点、工作报告

2、满三年的审计报告(包括基建维修、财务审计、后勤服务等相关审计材料),审计合同

3、本部门在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

4、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料

(二十一)各教学院部

1、党政联席会议记录

2、毕业生合影照片

3、与外单位签订的协议书、合同

4、教师典型教案,优秀实习报告

5、本部门承担的重要活动形成的有保存价值的文字、声像等材料

6、获得厅级(市委、市政府、省厅等同级部门)以上表彰的证书、奖牌

7、各教学院部在新冠肺炎疫情防控工作中所形成的相关材料(包括纸质文件材料、实物、声像、照片、光盘等相关材料)

8、其他需要归档的文件材料、实物和声像材料


校办公室

2024年3月15日

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